사업자 경비처리 되는 항목 절세 방법 알아보기

사업을 하면 가장 고민이 되고 어려운 부분이 세금입니다.
사업에 꼭 필요한 비용으로 인정받으면 절세가 가능하지만 그렇지 않으면 세금을 더 낼 위험도 있기 때문이죠.
특히 사업을 시작하는 사람들은 초기 투자 비용도 비용처리로 인정되기 때문에 사업을 준비하는 단계부터 확실한 개념을 알고 있는 것이 중요합니다.

절세(tax saving)란?
세법에서 인정되고 있는 적법하고 합리적인 수단에 의해 세금을 적게 내는 것을 말합니다.
탈세와는 전혀 다른 말이죠.

참조

절세와 탈세의 구분

그러면 어떤 비용들이 필수 사업용으로 처리 가능한 비용인지 알아 보아야 겠죠.

1)급여 및 퇴직금
급여나 퇴직금은 사업 운영에 꼭 필요한 경비로서 인정됩니다.
급여에는 상여금과 수당들도 포함되어 있습니다.
다만, 개인사업자라면 주목해야 할 부분이 있으니, 대표 본인의 급여는 경비 인정이 불가합니다.
법인은 이와 다르게 경비처리가 가능한 것도 차이점이죠.

▶상용근로자(정규직): 매월 급여를 지급한 다음 달 10일, 세무서에 인건비 신고
▶일용직: 매달 10일 원천징수이행상황 신고서를 세무서에 제출, 매달 15일까지 근로내용 확인 신고서를 근로복지공단에 제출 단, 일당이 15만원 넘는 경우에만 세금 납부
▶개인사업자: 대표 급여 비용처리 불가, 사업소득으로 처리
▶법인사업자: 대표이사 급여 비용처리 가능, 근로소득세 부담

퇴직금은 지급 방식에 따라 비용처리도 달라집니다.
먼저 가장 간단하게 이해할 부분은 ‘퇴직연금에 가입=비용 인정’이라는 공식입니다.
퇴직연금이 필요한 이유는 퇴직금을 퇴직일시금 지급으로 할 시 실제 퇴직금 혹은 퇴직급여충당금 적립 중 하나를 택하게 되는데요.
이때 퇴직급여충당금 적립은 비용 인정이 불가하므로 비용이 인정되는 퇴직연금에 가입하는 방법을 사용합니다. 실제 퇴직금을 지급할 때는 100%로 비용처리가 되지만 실제로 퇴직할 때까지는 비용처리가 불가능해요.

대신 퇴직연금은 근로자가 실제로 퇴직하지 않더라도 연금에 지출한 금액에 대하여 해당 사업연도의 비용으로서 인정된답니다.

2)각종 공과금
사무실에서 사용하는 전기나 통신, 수도 등에 대한 공과금은 선택의 문제가 아닌 필수적으로 발생하는 비용이죠. 따라서 경비 인정을 무난하게 받을 수 있습니다.
전기는 한국전력에서 도시가스는 가스회사에서 사업자등록번호가 기재된 영수증을 발급받고, 수도요금은 따로 계산서를 신청하면 비용처리를 할 수 있습니다.
대부분 사업자가 놓치는 부분이 휴대전화 요금과 관련된 것인데요.
일반적으로 개인사업자는 본인 명의 휴대전화를 5개까지 사업자 명의를 등록하고 세금계산서를 발급받을 수 있습니다.
따라서 반드시 확인하고 통신사에 요청해야 합니다.
여기서 한 가지, 통신 비용 즉, 휴대폰 요금도 비용으로 인정받을 수 있는지 긴가민가하실 수 있어요.

어디까지나 업무상 필요에 의하여 사용되었음이 입증되어야 하기에 회사명의의 휴대폰을 직원에게 지급하고 사용하는 방법이 깔끔하겠죠. 아울러 실제 업무에서 일상적으로 사용하는 사무 용품이나 소모품까지만 경비처리가 가능합니다.

3)차량 취득, 리스, 유지비
휴대폰 통신 비용과 마찬가지로 차량 역시 업무상 꼭 필요하다고 판단될 시 당연히 비용처리를 받을 수 있습니다.
만약 직원이 본인의 개인차량을 업무차 사용한다면 유지하기 위한 금액을 지원하고 이를 경비로 처리하는 방법이 존재합니다.

2018년 개정된 세법에 따르면 일반 개인사업자가 차량을 구매할 때 연간 1,000만 원 정도 비용처리가 가능합니다.
만약 더 비싼 차량을 사게 되면 그 나머지 비용처리를 받을 수 없기에 현금으로 싸게 구입하거나 장기할부로 구매하는 것이 좋습니다.
일반 승용차를 구매할 경우에는 부가가치세 공제는 불가능하나 경차나 9인 이상 차량, 화물차를 구매하면 부가가치세 공제도 가능하고 소득세 비용처리도 가능해 더 많은 절세를 받을 수 있습니다.
이런 경우 연간 한도 없이 비용처리가 가능하고 주유비, 수리비 등 차량 관련 비용 또한 부가세 및 소득세 비용처리까지 할 수 있어 큰 이득이죠.

3)접대비.경조사비
접대비나 거래처 관련 경조사 비용 역시 소득세 비용처리가 가능합니다.
접대비는 1만 원을 넘는 경우 무조건 증빙서류가 필요하며 경조사 관련한 비용은 청첩장, 부고 문자 등의 증빙 서류가 있다면 각각 20만 원의 소득세 비용처리를 할 수 있습니다.
만약 증빙 서류가 없을 시 통장에서 경조사 인출 비용 여부를 체크하는 습관을 들이는 것이 필요합니다.

증빙은 생각보다 쉬습니다.
부고 문자, 청첩장 등 서류를 준비해놓으면 된답니다.
법인 계좌에서 해당 비용을 출금할 때 메모로 관련 내용을 남겨두는 것은 절세를 위한 기본적인 센스겠죠?

4)기부금
어쩌면 사업상 절세와 관련한 내용 중 가장 많은 분들이 의아해할 만한 항목이 바로 기부금이 아닐까 합니다.
애초에 사업 운영과 기부가 무슨 연관이 있을지 떠올리기 쉽지 않기 때문인데요.

하지만 비용처리가 되는 기부금 유형 중 굵직한 것만 추려도 법정기부금, 지정기부금, 우리사주조합기부금, 정치자금 기부금까지 네 종류나 됩니다.
취미 동호회나 동창회, 향우회 등에 내는 임의 사조직을 위한 기부금은 포함되지 않습니다.
법인이라면 기부금 단체에 법인 명의로 영수증을 발급받아야만 비용 처리를 하실 수 있어요.

5)대출 이자비용
사업과 관련해 대출을 받았을 경우 수령한 대출금 자체는 비용처리가 되지 않지만, 대출이자는 소득세 신고 시에 비용처리가 가능합니다. 단, 자산을 초과하는 대출 금액에 관해서는 경비처리가 불가능하기에 본인의 자산을 확인하고 대출액을 조정해야 합니다.

다만 비용의 성격을 감안해 기준이 조금 까다롭게 설정된 편입니다.
자산을 초과하는 대출금액은 경비처리 기준에서 제외되며, 돈을 빌려준 이가 원치 않을 경우 이자금액에 대한 증빙이 누락되어 결과적으로 경비 처리가 불가합니다.
이런 이유로 돈을 대출해 주는 쪽에서 자신의 정보가 국세청에 통보되는 것을 원치 않은 경우 비용처리 트러블이 발생할 수 있습니다.

비용처리 시 주의하세요!

사업과 관련 없는 지출은 비용처리 하지 않습니다
당연한 말이지만 비용처리는 사업을 하는 동안에 사업으로 발생한 지출에 대해서만 해야 합니다.
간혹 절세를 위해 개인적인 지출을 가짜 서류를 만들어 편법으로 신고하는 경우가 있죠.
이는 국세청의 감시 대상이 되거나 오히려 더 많은 세금을 국세청에 납부하게 되는 등 문제가 생길 수 있습니다.

비용처리와 소득공제는 다릅니다
직장인의 경우, 연말정산으로 사적인 지출에 대해 소득공제를 받게 되는데요.
개인사업자는 사업을 하면서 매출을 만들어야 하고, 그 매출을 위한 경비를 비용처리로 인정받기 때문에 종합소득세를 절감할 수 있는 것입니다.
개인사업자는 비용처리를 받는 대신 소득공제를 받을 수 없기에 직장인들처럼 굳이 개인 신용카드를 쓰거나 현금 영수증을 받을 필요가 없습니다.
세금 신고할 때 영수증을 전부 제출해야 하는 것은 아닙니다
세금 신고를 할 때 그동안 사용한 모든 지출 영수증을 제출해야 한다고 알고 계시는 분들이 있는데요.
모든 영수증을 제출할 필요없이 5년 동안 잘 보관하고 있다가 이 영수증을 근거로 신고만 잘하면 됩니다.

부가세 10%를 절대 아끼지 마세요
신용카드 결제를 하거나 세금계산서를 요구할 시 10% 부가세를 내야 합니다.
이 부가세가 아까워서 현금결제를 하는 사업자분들이 있으나 이는 피하는 것이 좋습니다.
세금계산서는 증빙이 되기 때문에 부가세는 다 돌려받을 수 있을 뿐 아니라 종합소득세까지 줄여주기 때문입니다.
현금으로 결제하는 것보다 부가세를 주고 세금계산서를 받는 것이 훨씬 유리합니다.
적격 증빙이 인정되는 영수증이 필요합니다
아무 영수증이나 받는다고 비용처리가 되지 않습니다.
비용을 지출했다는 것을 증명할 자료인 적격 증빙이 되는 영수증이 필요합니다.
이 경우에는 반드시 영수증에 판매자와 구매자의 사업자 정보가 있어야 하며 세금계산서, 계산서, 현금영수증, 신용카드, 체크카드 영수증만 유효합니다.
직원이나 프리랜서처럼 사업자등록이 안 된 사람에게 지출할 경우에는 원천징수영수증을 발행하면 적격 증빙을 인정받을 수 있습니다.

6. 인건비는 반드시 계좌로 지급하세요
일반적으로 개인사업자 비용 중 가장 큰 비중을 차지하는 항목은 인건비입니다.
소규모 사업장의 경우 인건비를 통장이 아니라 현금으로 지급하여 관련 절세 혜택을 잘 받지 못하는 경우가 많습니다.
증빙 관리를 위해서 인건비는 현금 대신 계좌로 지급하여 근거를 남기는 것이 유리합니다.

자영업자에게 비용처리는 절세의 기본이자 첫걸음이라고 할 수 있습니다.
생각보다 다양한 세금 공제를 받을 수 있기 때문에 작은 부분까지 꼼꼼하게 신고해야 한다는 사실을 꼭 기억하세요.