직장생활에서 회의는 빼놓을 수 없는 업무중의 하나이다.
회의을 통해 직원들 간에 의사 소통과 회사의 매출과 방향등을 토론하고 의견을 주고 받을 수 있다. 어떻게 보면 회의을 통해 나의 능력을 알릴 수 있는 시간이 될 수 있다.
회의 준비하기
회의의 의미
- 회의는 2인 이상이 갖는 모든 유형의 모임을 총칭하는 포괄적인 용어이다.
- 회의에 참석하는 집단은 조직 구성원, 협회 회원들이 포함된다.
- 회의의 유형 분류는 회의 참가자수, 진행 유형, 형식 등에 의해 분류된다.
- 효과적인 회의 진행을 위해서는 회의 참석자들에게 미리 회의 관련 정보를 공유해야 참석자들이 미리 회의 안건에 대한 자신의 의견을 준비해올 수 있다.
회의 유형
- 컨벤션(convention)은 커다란 회의장에서 실시되는 대형 회의를 의미한다.
- 컨퍼런스(conference)는 참석자들에게 많은 발표 기회가 주어지는 회의 형태이다.
- 심포지엄(symposium)은 전문가들이 청중 앞에서 벌이는 공개토론의 형태이다.
- 포럼은 다양한 견해를 가진 분야의 전문가들이 공개토론회를 실시하는 형태를 의미하며, 컨벤션과 유사한 의미로 유럽에서 많이 사용되는 회의는 컨
회의 준비의 3단계
- 참가자에게 회의 관련 정보를 공유하는 것은 회의 준비 1단계, 회의 주제와 내용의 결정 단계가 아닌 3단계, 개최 통지서의 작성과 발신 단계이다.
- 회의 준비 1단계에서는 회의의 목표 달성에 필요한 정보를 수집해야 한다.
- 회의 준비 2단계에서는 회의에 참가할 참가자를 선정해야 한다.
- 회의 준비 2단계에서는 회의 관련 설비 및 비품을 조달한다.
회의 참석 대상자 선정
- 회의 주제에 대해 풍부한 경험이 있는 커리어가 있는 사람을 선정한다.
- 확실하게 자신의 주관을 가지고 있는 사람이 우선 선정되어야 한다.
- 자신의 의견을 정확하게 이야기할 수 있는 사람을 선정한다.
- 주제에 대해 문제의식을 가지고 있는 사람을 선정한다.
개최 통지서의 작성과 발신
- 회의 준비는 주로 1단계 회의 주제와 내용의 결정, 2단계는 회의에 필요한 자원 조달, 3단계 개최 통지서의 작성과 발신에 걸쳐 진행한다.
- 회의 개최에 대한 필요성이 확보되면 회의 준비를 시작하는데, 회의 준비는 일반적으로 3단계에 걸쳐 진행한다.
회의 운영 보조하기
회의 불참 사유의 대처방법
- 긴급 업무: 업무의 내용이 기재된 공문서를 받아 보고한다.
- 긴급 출장: 상급자의 결재를 득한 출장 공문을 회의 진행 부서로 발송하여 보고한다.
- 무단 불참: 참석 예정자의 소재를 파악하고, 불참 사유를 통보 받은 후 보고한다.
- 병가의 경우 당일 확인서를 먼저 받고, 추후 진단서를 첨부한다.
회의 불참 사유서에 반드시 포함되는 항목
- 이름, 소속, 불참사유
- 불참일, 필요 시 증빙서류 등이 반드시 포함되어야 한다.
회의 운영의 기본원칙
- 다수결의 원칙 : 다수의 의견이라 할지라도 수적인 우위를 이용하여 소수의 의견을 제시한 참석자를 설득의 노력 없이 무시해서는 안된다.
- 일사부재의의 원칙 : 한 번 부결된 안건에 대해서는 동일한 회기에 다시 심의하지 않는다.
- 정족수의 원칙 : 의사 정족수는 회의를 시작하여 진행할 수 있는 최소 위원 수를 말한다.
- 회의 계속의 원칙 : 한 회기 내 처리하지 못한 안건은 다음 회기로 넘겨 처리해야 한다.
회의록 작성에 대한 주의사항
- 회의록은 회의가 끝난 즉시 작성해야 한다.
- 회의록을 효율적으로 작성하기 위해서는 정해진 양식에 의거하여 작성하는 것이 좋다.
- 회의록 작성자는 자신의 주관을 배제하여 회의록을 작성한다.
- 회의록이 작성되면 신속하게 회의 참가자 전원에게 발송하여 내용을 확인한다.
회의 공개의 원칙
- 회의를 개최하는 경우 미리 통신문, 게시판 등을 통해 회의 개최일, 안건 등을 참가자에게 알리는 것은 회의 운영의 기본 원칙